حسابداری آنلاین چیست ؟

همه ما با فن حسابداری آشنایی داریم. این روزها نام این علم را زیاد می شنویم. حسابداری عبارت است از فن جمع آوری اطلاعات، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل، ثبت و استخراج گزارشات.

برای تحقق یافتن این چرخه نیاز به استخدام حسابداران، فارغ التحصیلان رشته حسابداری و افراد با سابقه کار حسابداری می باشد. به عبارت دیگر مهم ترین عامل انجام عملیات حسابداری، فرد حسابدار می باشد. یعنی فردی که با فراگیری علم حسابداری در دانشگاه ها و کسب تجربه کاری در زمینه حسابداری عنوان حسابدار پیدا میکند.

اهمیت حسابداری:

به نقل از گفته سایت rastinhesab.com حسابداری در دنیای امروزه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. البته اهمیت به فرد حسابدار از سالیان دور نیز مطرح بوده است. اما در گذشته فرد حسابدار بیشتر به عنوان دفتردار یا شخصی که حساب و کتاب افراد را برعهده داشت شناخته میشد. اما با گذشت زمان اهمیت حسابداری بیش از پیش در تمامی جوامع مطرح گردید. چراکه فرد حسابدار علاوه بر جمع آوری اطلاعات مالی، طبقه بندی، ثبت و نگهداری آنها، باید بتواند دید روشنی از گذشته، حال و آینده بنگاه اقتصادی را در اختیار مدیران، صاحبان سرمایه و سایر افراد قرار دهد.

اگر عملیات حسابداری در یکی از مراحل چرخه حسابداری به درستی و کافی انجام نپذیرد گزارشات صحیح و به موقعی را نمی توان در اختیار مدیران موسسه قرارداد. در نتیجه بنگاه اقتصادی ممکن است به علت کسب اطلاعات غلط در مورد میزان درآمد یا هزینه های خود طی فصول یا سالهای گذشته، اشتباهات بیشتری را در اداره عملیات بنگاه انجام دهد و حتی ممکن است بنگاه اقتصادی را از رسیدن به سود که مهمترین هدف بنگاه های تجاری انتفاعی می باشد دور نماید. و بعضاً ممکن است منجر به زیان دهی و حتی تعطیلی آن مجموعه گردد.

حسابداری آنلاین چیست؟

همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد مهمترین عامل انجام عملیات حسابداری، فرد حسابدار می باشد. اما چطور یک مدیر می تواند به یک فرد بعنوان حسابدار اعتماد صد درصد داشته باشد و آینده کسب و کار خود را به او بسپارد؟ آیا فرد حسابدار تمامی ویژگی های یک حسابدار خوب را دارد؟ آیا از نظر انگیزشی می توان به او اعتماد نمود؟ و هزاران سوال دیگر.

دراینجاست که موضوع حسابداری آنلاین مطرح می گردد. چراکه دیگر نیاز نیست یک مدیر به یک فرد اعتماد نماید و ترس از این را داشته باشد که اگر انتخاب حسابدار در زمان استخدام به درستی انجام نگرفته باشد متحمل خساراتی گردد. مدیر یک بنگاه اقتصادی که به یک مجموعه اعتماد می کند درحقیقت امور حسابداری خود را به صورت لحظه ای و آنلاین به یک موسسه شامل چندین حسابدار خبره و باتجربه می سپارد.

به عبارتی دیگر حسابداری آنلاین عبارت است از انجام عملیات حسابداری به صورت لحظه ای و آنلاین با استفاده از ابزار و امکانات کارفرما و با عاملیت حسابداران خبره یک مجموعه حسابداری بدون نیاز به صرف وقت و هزینه جهت رفت و آمد حسابداران به بنگاه اقتصادی به این صورت که مدیر یک بنگاه اقتصادی به جای اینکه یک حسابدار استخدام کند با یک موسسه حسابداری قرارداد می بندد تا حسابداران مستقر در آن موسسه عملیات حسابداری آن بنگاه را بدون مراجعه به محل کارفرما با بالاترین کیفیت انجام دهند.

انواع حسابداری آنلاین:

1- حسابداری آنلاین تمام وقت:

بدین صورت است که یک فرد حسابدار که حضور فیزیکی تمام وقت در محل کارفرما دارد شبیه سازی شده و بدون حضور فیزیکی در محلی دیگر ( مستقر در موسسه حسابداری ) و بصورت کاملاً مجازی از طریق ارتباطات اینترنتی عملیات حسابداری را بطور کامل انجام میدهد. در این شرایط کارفرما بصورت روزانه تصویراسناد و مدارک و رویدادهای مالی را از طریق اپلیکیشن های مجازی در دسترس ( واتساپ، تلگرام و…) برای فرد حسابدار آنلاین ارسال می نماید و شخص حسابدار مستقر در مجموعه حسابداری، پس از جمع آوری، بررسی و تجزیه و تحلیل داده های مالی بدست آمده، در نرم افزار حسابداری تعریف شده در محل کارفرما ثبت می نماید.

سپس در مواعد زمانی ثابت و مستمر مغایرت گیری های لازمه را انجام داده و گزارشات لحظه ای و مورد نیاز کارفرما را تهیه و ارسال می نماید.

2- حسابداری آنلاین پاره وقت:

در این روش با توجه به حجم پایین عملیات اقتصادی کارفرما، حسابدار آنلاین مستقر در خارج از محل کارفرما بصورت چند ساعت در روز یا چند روز در هفته ( به انتخاب کارفرما) رویدادهای مالی را در نرم افزار حسابداری مستقر در مجموعه بنگاه اقتصادی ثبت و نگهداری می نماید.

اگر دقت نموده باشید تمامی عملیات حسابداری بصورت استاندارد در موارد 1 و2 رعایت شده و بصورت کامل انجام می پذیرد.

اما نکته دیگر در این روش ارائه گزارشات لحظه ای به کارفرما میباشد. اما چطور این امر مهم ممکن میشود؟

همانطور که گفته شد حسابدار آنلاین، اسناد حسابداری را به دو روش ثبت می نماید:

الف) بااستفاده از نرم افزار حسابداری مستقر در موسسه حسابداری

ب) با استفاده از نرم افزار حسابداری مستقر در محل کارفرما: در این روش موسسه حسابداری و مالیاتی تیوان با بکارگیری روشی نوین عملیات حسابداری را مستقیماً در نرم افزار حسابداری قابل اعتماد و منتخب کارفرما که از قبل در محل ایشان وجود دارد انجام می دهد.

یعنی بدون اینکه اطلاعات در محلی دیگر (نرم افزار حسابداری مستقر در موسسات حسابداری) ثبت و ذخیره گردد مستقیماً در نرم افزار کارفرما ثبت شده و مدیر عامل آن مجموعه می تواند گزارشات مالی را بصورت لحظه ای از نرم افزار خود دریافت و ملاحظه فرماید.

این روش با استقبال قابل ملاحظه ای از سوی کارفرمایان مواجه گردید چراکه :

الف) دیگر احتیاجی به ارسال اصل مدارک مالی به موسسات حسابداری نبوده

ب) خطرات ناشی از بهم ریختگی مدارک یا مفقودی آنان را دربرندارد

ج) مدیر یک مجموعه می تواند در هر زمان که بخواهد بصورت لحظه ای گزارشات مالی و نتیجه ثبت اسناد حسابداری و عملکرد بنگاه اقتصادی خویش را ملاحظه نماید.

د) همچنین این روش باعث شده که تمامی اطلاعات و دیتابیست در ادامه عملیات مالی سالهای گذشته نرم افزار حسابداری کارفرما ثبت و ذخیره گردد. چرا که در روش سنتی اطلاعات در نرم افزار مستقر در موسسات حسابداری ثبت می گردد و تنها بک آپی (نسخه پشتیبان) از آن در اختیار کارفرما قرار می گرفت که در 90درصد موارد بدلیل عدم همخوانی با نرم افزار خود قابل استفاده نخواهد بود.

3- پشتیبانی آنلاین حسابداری:

گاهی اوقات حسابداران از قبل انتخاب شده کارفرما در محل ایشان مشغول بکار هستند اما توانایی و دقت کافی را در این زمینه ندارند.

در این موارد کارفرما اقدام به انعقاد قرارداد پشتیبانی واحد مالی با موسسه حسابداری ( تیوان) می نماید.

بدین صورت که انجام امور حسابداری توسط حسابدار فیزیکی انجام شده و نتیجه کار ایشان در مواعد مشخص و از قبل تعریف شده از طریق ارتباط از راه دور توسط موسسه حسابداری مورد بررسی، حسابرسی و بازنگری قرار میگیرد و مستقیماً اقدام به اصلاح و مغایرت گیری های مربوطه بصورت آنلاین نموده و درحقیقت نقش یک مدیر مالی مستقر در مجموعه کارفرما را برعهده خواهد داشت.

همچنین ممکن است در حین کار مشکلات یا سوالات تخصصی حسابداری یا مالیاتی برای شخص حسابدار پیش بیاید که در این صورت کارشناسان موسسه حسابداری بصورت آنلاین و از طریق ارتباط از راه دور توضیحات عینی و کاملاً عملی و واقعی لازم را به ایشان منتقل می نمایند.

مزایای حسابداری آنلاین:

1- جلوگیری از اتلاف وقت: به دلیل اینکه در ترافیک های امروزی نیازی به مراجعه حضوری حسابدار به محل کارفرما وجود ندارد در نتیجه از اتلاف وقت و صرف زمان بیهوده در ترافیک و بدی شرایط آب و هوا و… جلوگیری به عمل می آید.

2- صرفه جویی در هزینه ها: بجای اینکه مدیر یک بنگاه اقتصادی مجبور باشد یک حسابدار را استخدام نماید و هرماه مبلغ هنگفتی به عنوان حقوق و مزایا به کارمند خود پرداخت نماید تنها درصدی از آن هزینه را به مجموعه خدمات حسابداری پرداخت می نماید.

3- بهره مندی از تجربیات بیشتر: از آنجایی که هر شخص نمی تواند به تمامی جزئیات و ترفندهای حسابداری آشنایی داشته باشد می توان با حسابداری آنلاین همزمان از تجربه مفید چند نفر حسابدار خبره و با تجربه استفاده نمود.

4- دقت بالاتر: چون عملیات ثبت، کنترل و سایر عملیات توسط چند نفر بصورت آنلاین صورت می پذیرد رخ دادن اشتباهات به صفر می رسد و دقت افراد به علت تمرکز بیشتر در محیط آرام و دور از دغدغه های روزمره بنگاه اقتصادی به طور چشم گیری افزایش می یابد.